L’équipe d’encadrement se compose d’éducateurs diplômés, disposant du titre du BAFA (Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur en accueils collectifs de mineurs) ou BE (Brevet d’Etat). Qualifiés et expérimentés, ils ont sous leur responsabilités un nombre d’enfants allant jusqu’à 12 maximum. Sur les stages comme lors des challenges, nos éducateurs ont pour mission d’accompagner dans les meilleures conditions les graines de champions à travers diverses formes d’ateliers pour favoriser leur progression ou les initier à une discipline riche en valeurs.

L’équipe d’encadrement se compose d’un directeur de séjour (BAFD) et d’animateurs (BAFA). Trois réunions de préparation sont prévues avec les encadrants : une avec le directeur et ses animateurs, une avec l’équipe sportive, une regroupant l’ensemble des encadrants. Les animateurs sont partie prenante du projet pédagogique en organisant les animations, veillées, etc. Celles-ci sont préparées avant le début du séjour.

Lors du séjour, une réunion est organisée tous les soirs avec les animateurs BAFA et le directeur, permettant un bilan de la journée et un point sur la journée suivante. Les encadrants sportifs se réunissent pour faire un bilan de l’évolution technique et tactique des enfants et remplissent à la fin du séjour un « carnet de stage », permettant à l’enfant de connaître ses points forts et les points sportifs à travailler.
En parallèle, les animateurs BAFA remplissent un « carnet de bord » afin d’évaluer l’enfant sur les tâches de la vie quotidienne (rangement, respect, tolérance, etc.).
Le directeur du stage ainsi que l’éducateur référent sont en relation permanente avec l’association SRA, et un coordinateur de Stage Rugby Académie est présent sur les temps forts du stage.